美容室を経営するうえで、顧客カルテの管理は欠かせない業務の一つです。
しかし、「まだ紙のカルテを使っている」「無料だからとエクセルで管理している」というサロンオーナー様も多いのではないでしょうか。
紙やエクセルでの管理は、一見コストがかからないように見えますが、実は業務効率の低下や、お客様の満足度を損ねるリスクを抱えています。
そこで本記事では、紙やエクセルでの顧客管理が抱える課題と、美容室が電子カルテに移行する具体的なメリットについて詳しく解説します。
美容室の顧客管理、紙やエクセルの限界とは？
従来の紙カルテやエクセル（表計算ソフト）での管理には、美容室の運営においていくつかの限界点があります。
1. 情報の検索に時間がかかる
紙カルテの場合、膨大なファイルの中から特定のお客様のカルテを探し出すのに時間がかかります。
特に、来店頻度が低いお客様や、急な予約変更の際に迅速な対応が難しくなります。
エクセルも、データ量が増えると動作が重くなったり、検索が複雑になったりするケースが見られます。
2. 施術履歴（写真）の管理が難しい
美容室において、お客様の仕上がり（ヘアスタイル）を写真で記録することは、次回の提案に非常に有効です。
しかし、紙カルテでは写真の添付は困難であり、エクセルでも画像管理は煩雑になりがちです。
3. カルテの紛失・劣化のリスク
紙カルテは、水濡れや汚れによる劣化、または単純な紛失のリスクが常につきまといます。
また、エクセルファイルも、誤った操作によるデータ削除や、PCの故障によるデータ消失の危険性があります。
4. 情報共有が非効率
お客様の情報をスタッフ間でリアルタイムに共有することが難しい点も課題です。
担当者が不在の場合、他のスタッフがお客様の好みや前回の施術内容を正確に把握できず、接客品質に差が出てしまう可能性があります。
電子カルテ移行で美容室の顧客管理はどう変わる？
これらの課題は、美容サロン専用の「電子カルテ」システムを導入することで、劇的に改善できます。
1. 検索性の向上と業務効率化
お客様の名前や電話番号で瞬時にカルテ情報を検索できます。
カルテを探す時間がほぼなくなり、受付業務やお客様対応がスムーズになります。
2. 施術履歴やヘアスタイル写真の紐付け
電子カルテなら、施術内容（カット、カラー、パーマの詳細）はもちろん、施術前後のヘアスタイル写真を日付ごとに簡単に保存できます。
「前回と同じスタイルで」といったご要望にも、写真を見ながら正確に対応できます。
3. データに基づいた的確な提案
過去の施術履歴や来店周期をデータとして把握できるため、お客様一人ひとりに合わせた最適なメニュー提案や、次回の予約促進に繋げやすくなります。
4. セキュリティと保管スペースの課題解決
データはクラウド上（安全なサーバー上）に保管されるため、紛失や劣化のリスクがありません。
また、カルテ棚が不要になるため、サロンのスペースを有効活用できます。
美容室の顧客管理を「Castfile」でスマートに
本記事では、美容室の顧客管理において紙やエクセルが抱える課題と、電子カルテがもたらすメリットについて解説しました。
「カルテを探す時間」や「情報の入力漏れ」は、お客様をお待たせする原因となり、間接的に顧客満足度を下げてしまいます。
美容サロン専用の電子カルテサービス「CAST FILE（キャストファイル）」は、紙やエクセルでの管理に限界を感じているオーナー様に最適なソリューションです。
CAST FILEは、顧客情報や施術カルテはもちろん、ヘアスタイルの写真も無制限に保存（※無料プランを除く）でき、タブレットやスマートフォンからいつでも簡単にアクセスできます。
スタッフ間の情報共有もスムーズになり、お客様への提案力強化とリピート率向上に直結します。
初期費用は不要で、月額費用も無料プランからご用意しています。
美容室の顧客管理を次のステージへ進めるために、ぜひCAST FILEの導入をご検討ください。
\まずは使いやすさを実感してください/
クレジットカード登録不要でスタートできます。
