美容サロンで使用するカウンセリングシートは、お客様の要望や悩みを正確に把握し、最適な施術を提供するために重要なツールです。
しかし、紙で管理する場合、以下のような課題に直面することも少なくありません。
・記入や検索に手間がかかる
・保管スペースが必要
・紛失のリスクがある
これらの課題を解決し、効率的なサロン運営を実現するのが「カウンセリングシートのデジタル化」です。
本記事では、カウンセリングシートをデジタル化するメリット、無料で利用できるおすすめシステム「CAST FILE」、作成のポイントや質問内容について詳しく解説します。
サロンのカウンセリングシートをデジタル化するメリットとは？
カウンセリングシートをデジタル化することで、美容サロンが直面する課題を解決し、以下のメリットが得られます。
1.情報検索が容易になる
カウンセリングシートをデジタル化すると、パソコンやタブレットで顧客情報を簡単に検索・閲覧できます。
施術前にお客様の希望や注意事項をサッと確認できるため、準備などのサロン業務が格段にスムーズになります。
2.紛失や劣化のリスクがなくなる
紙のカウンセリングシートは、経年劣化するため、サロンでの長期保管にも限界があります。
また、常に紛失のリスクも伴うでしょう。
デジタル化して適切に管理することで、経年劣化や紛失のリスクから解放されます。
3.保管スペースが不要に
紙のカウンセリングシートは、施術記録などと共に専用のスペースに保管する必要があります。
しかし、デジタル化すれば、すべてのデータをパソコンやタブレットに集約できます。
限られたサロン空間を有効活用できるでしょう。
4.情報共有が円滑になる
サロンスタッフ間での情報共有が簡単になるのも、カウンセリングシートのデジタル化のメリットです。
クラウドサービスを活用すれば、注意事項や要望がリアルタイムで確認できるため、急に担当者が変更になった場合でもサービスの質を維持できるでしょう。
サロンのカウンセリングシートは無料で使える「CAST FILE」でデジタル化しよう
美容サロンのカウンセリングシートを手軽にデジタル化したい方には、美容サロンに特化した電子カルテサービス「CAST FILE（キャストファイル）」の活用がおすすめです。
カウンセリングシートをはじめ、美容サロンに必要なあらゆる顧客情報を一元管理できます。
CAST FILEで使える機能
「CAST FILE」では、以下の機能が利用できます。
・カウンセリングシート
・顧客の基本情報
・施術履歴
・施術同意書
・商品購入履歴
・ビフォーアフター写真の記録
・手書きメモ
カウンセリングシートはサロンごとにカスタマイズ可能！
「カウンセリングシートをデジタル化したいけれど、紙のときと比べて内容が大きく変わると不安…」そう悩むサロンも多いでしょう。
「CAST FILE」は、サロンのジャンルやニーズに合わせて、カウンセリングシートのカスタマイズが可能です。
質問項目を自由に設定できるため、どんな美容サロンでもスムーズに導入でき、今までの運用方法を崩さずにデジタル化が実現します。
二次元コードで来店前入力が可能！
新規のお客様が来店する際、紙のカウンセリングシートでは記入が完了するまで待つ必要がありましたが、「CAST FILE」ならそんな手間が必要ありません。
なぜなら、お客様に事前に二次元コードを送信することで、スマホからカウンセリングシートの入力ができるからです。
これにより、待ち時間を短縮して施術準備に集中できるようになるだけでなく、お客様の来店前に悩みや希望を把握し、より最適な施術メニューが提案できるようになります。
デジタル化だからこそ実現できる、スムーズな接客が叶います。
初期導入費用&月額利用料０円のフリープラン完備
「CAST FILE」は、初期導入費用０円、さらに月額利用料０円からスタート可能なフリープランが完備されています。
「デジタル化してサロンワークを効率化したいけれど、コスト面の不安から導入に踏み切れない」という方も、コストを最小限に抑えつつ、サロン業務を効率化できるでしょう。
サロンのカウンセリングシートをデジタル化する際に役立つ作成ポイントと質問項目例
美容サロンのカウンセリングシートを作成する際には、顧客満足度を高めるために以下のポイントを抑えましょう。
デジタル化する際にも役立ちますので、ぜひ参考にしてください。
作成時のポイント
1.質問項目を簡潔かつ具体的に
お客様が負担なく回答できるよう、質問は簡潔にまとめましょう。
たとえば、質問に対してYes・Noなどの選択肢形式を取り入れることでスムーズな記入が可能になります。
2.顧客視点で設問を作成する
質問項目を設定する際には、「お客様が答えやすいか」「施術中に役立つか」を意識しましょう。
例えば、「普段使用しているヘアケア製品は？」「髪の手入れで困っていることは？」など、施術内容に直結する具体的な質問を取り入れます。
3.サロン特有のニーズを反映させる
サロンの業態に合わせて、必要な項目を柔軟にカスタマイズしましょう。
エステサロンであれば「肌質」や「普段のケア方法」、ヘアサロンであれば「髪質」や「ヘアスタイルの好み」など、ジャンルごとに特化した質問を加えることで、より正確なカウンセリングが可能になります。
4.難しい専門用語は避けてわかりやすい表現に
美容業界特有の専門用語は、一般のお客様には難しい場合があります。
例えば、「ターンオーバー」ではなく「肌の生まれ変わり」など、誰にでもわかりやすい表現で質問を作成しましょう。
5.見やすくシンプルなデザインに
質問項目が読みづらいと、記入時にお客様がストレスを感じてしまう可能性があります。
デジタル化する場合でも、見やすさや読みやすさを心がけ、お客様がストレスなく入力できる環境を整えましょう。
質問項目例
美容サロンで使用するカウンセリングシートをデジタル化する際には、以下の７項目を含めると良いでしょう。
・個人情報
氏名、性別、年齢、住所、連絡先、生年月日など、基本情報を入力してもらいましょう。
これらの情報は、次回の来店案内やキャンペーン案内にも活用可能です。
ただし、お客様からの同意を得てから行いましょう。
・健康状態
エステサロンやリラクゼーションサロンでは、お客様の健康状態を把握する必要があります。
これは、本来施術を行っていけない方に誤って施術を行ってしまい、体調不良や肌トラブルのリスクを未然に防ぐために必要です。
・アレルギーの有無
健康状態に加え、アレルギーの質問も忘れないようにしましょう。
お客様に安心して施術を受けてもらうため、アレルギーの有無は必須の確認事項です。
・肌や身体の状態
現在の肌質や身体の状態を尋ねることで、最適な施術コースを提案できます。
また、肌や身体の状態を施術前にしっかりと把握しておくことで、施術後の効果も測定しやすくなります。
・生活習慣
日常の生活習慣を記録してもらうことで、施術の効果を最大化する提案も可能です。
睡眠時間や喫煙・飲酒の有無などを尋ねましょう。
・悩みや理想
お客様がどのような悩みを抱え、どんな効果をサロンに期待しているか具体的に把握しましょう。
・施術時の要望やサロンを選んだきっかけ
お客様が施術中に気をつけて欲しい点や、サロンを選んだ理由を聞くことで、より満足度の高い接客が可能になります。
カウンセリングシートのデジタル化でサロンの業務効率を改善しよう！
美容サロンにとって、カウンセリングシートのデジタル化は、業務の効率化だけでなく、顧客満足度の向上やリピーター獲得にもつながる重要な施策です。
特に「CAST FILE」のような、カスタマイズ性の高いシステムを導入すれば、紙管理の課題を一気に解決できます。
この機会に「CAST FILE」でカウンセリングシートをデジタル化し、効率的で顧客満足度の高いサロン運営を実現してください！
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